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会社の規定や手続きが分からない？NotebookLMとOneNoteで解決！
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「会社の規定が多すぎて、どれを見ればいいか分からない…」
「手続きの方法を何度も忘れてしまう…」
こうした悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？
社内規定や手続きは膨大で複雑になりがち。必要な情報を探すのに時間がかかり、業務の効率が落ちてしまうこともあります。
そこでおすすめなのが、AIを活用した情報整理とデジタルノートによる管理 です。今回は、NotebookLM（GoogleのAIアシスタント）とOneNote（Microsoftのデジタルノート）を活用し、会社の規定や手続きをスムーズに管理する方法をご紹介します。
目次
NotebookLMとは？AIを使って規定を検索・要約できるツール
NotebookLMは、Googleが提供するAIアシスタント搭載のノートアプリです。アップロードしたドキュメントをAIが理解し、質問に答えたり、要約を作成したりしてくれます。
NotebookLMでできること
✅ 規定や手続きの書類をアップロード（PDF、Wordなど）
✅ AIが書類を理解し、質問に回答（「有給の繰越ルールは？」→該当箇所を教えてくれる）
✅ 関連する規定を自動で提示（「出張申請の手順」→経費精算の規定もセットで表示）
✅ 長い規定を要約し、重要ポイントを抽出
たとえば、社内の「経費精算のルール」が記載された規定をNotebookLMにアップロードすると、
- 「出張時の交通費の精算ルールは？」
- 「精算期限は？」
といった質問にAIが回答し、該当部分を提示してくれます。
また、関連する他の規定も自動でリンクしてくれるので、「どの規定を見ればいいのか分からない」という悩みを解決できます。
OneNoteとは？手続きや規定を整理・管理できるデジタルノート
MicrosoftのOneNoteは、情報をカテゴリ別に整理しやすいデジタルノートです。社内規定や手続きを分かりやすくまとめ、必要なときにすぐ参照できる仕組みを作るのに適しています。
OneNoteでできること
✅ カテゴリ別に規定・手続きを整理（「人事」「経費」「福利厚生」など）
✅ 検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる
✅ 手続きのチェックリストを作成し、漏れを防ぐ
✅ リンクを活用して、関連する規定をつなげる
たとえば、「有給休暇の取得手順」をまとめたノートには、
- 必要な書類のテンプレート
- 提出方法と期限
- 承認フロー
などを記載しておけば、迷うことなく手続きを進められます。
さらに、「就業規則（有給休暇の規定）」のリンクを貼っておけば、詳細なルールもすぐに確認可能です。
NotebookLM × OneNoteの組み合わせで、さらに便利に！
① NotebookLMで規定をアップロード＆AI検索
まずは、NotebookLMに社内規定や手続きマニュアルをアップロード。AIに質問すれば、必要な情報をすぐに教えてくれます。
② OneNoteでカテゴリ別に整理
NotebookLMで見つけた重要な情報を、OneNoteにまとめます。
カテゴリごとに整理し、手続きのフローを可視化することで、分かりやすく管理できます。
③ チェックリストを作成し、手続きを簡単に
OneNoteのチェックリスト機能を活用し、「有給休暇申請」「出張精算」など、手続きごとに必要なステップを記載。手続きが完了したらチェックを入れることで、ミスを防げます。
④ OneNote内にNotebookLMのリンクを貼る
NotebookLMにアップロードした規定のリンクをOneNoteに貼っておけば、ワンクリックでAI検索が可能に！
「もっと詳しく知りたい」と思ったら、NotebookLMを開いてAIに質問できます。
実際に活用した場合のシナリオ
📝 ケース1：出張精算の方法が分からない
今までの方法
「出張精算のやり方ってどこに書いてあったっけ…？」
→ 規定を探すのに時間がかかる
→ やっと見つけても、長文で分かりにくい
→ 必要な書類が分からず、提出が遅れる
NotebookLM & OneNoteを活用
📌 NotebookLMに「出張精算の規定」をアップロード
📌 「出張時の宿泊費は？」と質問すれば、該当箇所をすぐに表示
📌 OneNoteに「出張精算の手続き」ページを作成し、提出フローや必要書類を整理
📌 必要な書類はダウンロードリンクを貼っておき、すぐ取得可能に
結果：手続きがスムーズになり、無駄な時間を削減！
📝 ケース2：福利厚生の内容を知りたい
今までの方法
「どんな福利厚生があるのか知りたいけど、全部の規定を読むのは大変…」
NotebookLM & OneNoteを活用
📌 NotebookLMに「福利厚生の規定」をアップロード
📌 「社員割引の制度は？」と質問すれば、該当部分をピックアップ
📌 OneNoteに「福利厚生リスト」を作成し、分かりやすく整理
結果：簡単に検索でき、必要な福利厚生をすぐに活用！
まとめ｜NotebookLM × OneNoteで業務を効率化しよう！
会社の規定や手続きをスムーズに管理するには、AIとデジタルノートの活用がカギ！
- NotebookLMで規定をAI検索し、すぐに答えを得る
- OneNoteで情報を整理し、実際の業務に活かす
この組み合わせを使えば、「どの規定を見ればいいか分からない」「手続きを忘れる」といった悩みを解決できます。
業務の効率をアップし、ストレスフリーな働き方を実現しましょう！
ぜひ一度、NotebookLMとOneNoteを試してみてください。
ABOUT ME
情報を集めることが大好き。集めた情報を紹介しようとブログ開設。三度の飯より調べたい。本業は一部上場企業の技術系係長。2019年より投資を始める。2児の父。
